VVT-Vorlage für Kleinunternehmen

Was ist ein VVT?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist nach Art. 30 DSGVO eine strukturierte Übersicht darüber, welche personenbezogenen Daten ein Unternehmen zu welchem Zweck verarbeitet. Für viele Kleinunternehmen ist die Führung eines VVT in der Praxis relevant, etwa sobald regelmäßig Kunden-, Bewerber- oder Mitarbeiterdaten verarbeitet werden. Ob im Einzelfall eine Pflicht besteht, hängt von den konkreten Umständen ab.

Was in eine VVT-Vorlage gehört

Eine brauchbare Vorlage deckt für jede Verarbeitungstätigkeit typischerweise ab: den Zweck der Verarbeitung, die betroffenen Personengruppen, die verarbeiteten Datenkategorien, an wen Daten weitergegeben werden, sowie Angaben zu Aufbewahrung und Löschung. Diese Felder bilden den Kern fast jeder VVT-Vorlage, unabhängig vom Format.

Warum eine kostenlose Vorlage schnell an Grenzen stößt

Eine Excel-Vorlage oder ein mit KI erstelltes Dokument liefert einen guten ersten Entwurf. Schwierig wird es danach: Sobald ein neues Tool eingeführt oder ein Prozess geändert wird, muss jemand aktiv daran denken, die Datei zu aktualisieren. In der Praxis passiert das selten zuverlässig, und nach einigen Monaten stimmt der Inhalt oft nicht mehr mit der tatsächlichen Verarbeitung überein.

TOMs gehören dazu

Ein VVT allein beantwortet nicht, wie die verarbeiteten Daten geschützt werden. Dafür sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) zuständig, die üblicherweise zusammen mit dem VVT gepflegt werden. Mehr dazu auf der Seite TOMs-Vorlage für Kleinunternehmen.

Wie Datennachweis das löst

Datennachweis bietet vorausgefüllte VVT-Vorlagen je nach Unternehmensart und hält das Verzeichnis danach auf dem aktuellen Stand.

Einen Überblick über den vollständigen Datenschutznachweis gibt die Seite Datenschutznachweis für Kleinunternehmen. Die geplanten Tarife sind auf der Seite Preise beschrieben.