Datenschutznachweis für Kleinunternehmen

Der Moment, in dem es wichtig wird

Für die meisten Kleinunternehmen wird der Datenschutznachweis erst dann dringend, wenn ein konkreter Anlass da ist: eine Abmahnung, eine Anfrage der Aufsichtsbehörde, oder ein Kunde, der im Rahmen einer eigenen Prüfung nach Nachweisen fragt. Bis dahin bleibt das Thema oft liegen, meist nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil unklar ist, was genau verlangt wird und wo man anfangen soll.

Was ein Nachweis konkret umfasst

In der Praxis setzt sich ein vollständiger Datenschutznachweis aus drei Bausteinen zusammen: dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nach Art. 30 DSGVO, den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO und einer Übersicht der eingesetzten Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Jeder Baustein deckt eine andere Frage ab: was verarbeitet wird, wie es geschützt wird, und wer daran beteiligt ist.

Jeder Baustein ist auf einer eigenen Seite ausführlicher beschrieben: VVT-Vorlage für Kleinunternehmen, TOMs-Vorlage für Kleinunternehmen und AVV-Übersicht für Auftragsverarbeiter.

Warum eine einmalige Vorlage nicht reicht

Eine kostenlose Excel-Vorlage oder ein mit KI erstelltes Dokument kann als Einstieg helfen, einen ersten Entwurf zu erstellen. Das eigentliche Problem zeigt sich später: Ein neues Tool wird eingeführt, ein Mitarbeiter kommt dazu, ein Prozess ändert sich, und die Vorlage bleibt unverändert liegen. Nach einigen Monaten weicht der Stand in der Datei oft deutlich von der Realität im Unternehmen ab.

Wie Datennachweis dabei hilft

Datennachweis bildet VVT, TOMs und Auftragsverarbeiter-Übersicht in einem Werkzeug ab, das auf dem aktuellen Stand gehalten werden kann, statt einmal erstellt und dann vergessen zu werden. Einen Überblick über die geplanten Tarife gibt die Seite Preise.