Datenschutz ohne Excel

Excel ist der Standard, aber nicht ohne Nachteile

Wer sein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und seine technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) selbst dokumentiert, nutzt dafür meist Excel oder Word, und das ist nachvollziehbar: Die Werkzeuge sind vorhanden, kostenlos und jeder kennt sie. Die Schwierigkeiten zeigen sich erst über die Zeit.

Was typischerweise schiefgeht

Häufige Probleme sind veraltete Einträge, die niemandem auffallen, mehrere Versionen der Datei, die per E-Mail zwischen Kollegen kursieren, sowie fehlende Felder, die erst bei einer konkreten Anfrage bemerkt werden. Zusätzlich stehen VVT, TOMs und Auftragsverarbeiter-Liste oft in getrennten Dateien, ohne dass ein Zusammenhang erkennbar ist.

Was sich mit einem gepflegten Register ändert

Ein Register, das laufend aktuell gehalten wird, statt einmal erstellt und abgelegt zu werden, löst genau dieses Problem. Änderungen werden direkt eingetragen, VVT, TOMs und AVV-Übersicht liegen an einem Ort, und ein Export als Excel-Datei bleibt jederzeit möglich, für den eigenen Gebrauch oder zur Weitergabe an einen Berater.

Für wen sich der Wechsel lohnt

Besonders für Einzelunternehmer und kleine Betriebe, die ihr Verzeichnis bisher in Excel selbst pflegen, gelingt der Umstieg schrittweise: Ihre vorhandenen Angaben können Sie als Ausgangspunkt nutzen und in Datennachweis erfassen; einen automatischen Import aus Excel gibt es derzeit nicht.

Was ein vollständiger Datenschutznachweis umfasst, erklärt die Seite Datenschutznachweis für Kleinunternehmen; die einzelnen Bausteine behandelt die Seite VVT-Vorlage für Kleinunternehmen. Die geplanten Tarife sind auf der Seite Preise beschrieben.

Weiterlesen

• TOMs-Vorlage für Kleinunternehmen
• AVV-Übersicht für Auftragsverarbeiter
• Datennachweis: VVT, TOMs und AVV-Übersicht an einem Ort