Datenschutz ohne Excel

Excel ist der Standard, aber nicht ohne Nachteile

Die meisten Kleinunternehmen führen das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) bis heute in Excel oder Word, und das ist nachvollziehbar: Die Werkzeuge sind vorhanden, kostenlos und jeder kennt sie. Die Schwierigkeiten zeigen sich erst über die Zeit.

Was typischerweise schiefgeht

Häufige Probleme sind veraltete Einträge, die niemandem auffallen, mehrere Versionen der Datei, die per E-Mail zwischen Kollegen kursieren, sowie fehlende Felder, die erst bei einer konkreten Anfrage bemerkt werden. Zusätzlich stehen VVT, TOMs und Auftragsverarbeiter-Liste oft in getrennten Dateien, ohne dass ein Zusammenhang erkennbar ist.

Was sich mit einem gepflegten Register ändert

Ein Register, das laufend aktuell gehalten wird, statt einmal erstellt und abgelegt zu werden, löst genau dieses Problem. Änderungen werden direkt eingetragen, VVT, TOMs und Auftragsverarbeiter-Übersicht bleiben miteinander verknüpft, und ein Export als Excel-Datei bleibt jederzeit möglich, für den eigenen Gebrauch oder zur Weitergabe an einen Berater.

Für wen sich der Wechsel lohnt

Besonders für Einzelunternehmer und kleine Betriebe, die ihr Verzeichnis bisher in Excel selbst pflegen, ist der Umstieg unkompliziert: Die vorhandenen Inhalte lassen sich übertragen, ohne bei null anzufangen.

Was ein vollständiger Datenschutznachweis umfasst, erklärt die Seite Datenschutznachweis für Kleinunternehmen; die einzelnen Bausteine behandelt die Seite VVT-Vorlage für Kleinunternehmen. Die geplanten Tarife sind auf der Seite Preise beschrieben.